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Home / Archive: April 2009
Presentado de parte del abogado Tomas Esparza, Jr., el abogado
espcializado en leyes de inmigracion desde 1985 con mas que 31 años de
experiencia.
Este articulo es presentado durante la primavera para informarle de unos
de los requisitos de una declaración de impuesto federal sobre el
ingreso.
No es el intencion de estos articulos de tomar el lugar de un consejo professional
de parte de un contador publico o otra persona autorizado por el IRS a
representar personas en estos asuntos.
Si usted es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos de América o residente de Puerto Rico y le aplican los requisitos de presentación correspondientes a las categorías siguientes, usted deberá presentar una declaración de impuesto federal sobre el ingreso:
Individuos en general. (Hay reglas especiales para cónyuges supervivientes, albaceas,
administradores o representantes legales, ciudadanos estadounidenses que viven fuera
de los Estados Unidos de América, residentes de Puerto Rico e individuos con ingreso
de fuentes de posesiones territoriales de los Estados Unidos.
Dependientes.
Hijo(a) que tiene menos de 14 años.
Personas que trabajan por cuenta propia (empleados autónomos).
Extranjeros.
Los requisitos para la presentación de la declaración aplican a usted aunque no deba
impuesto. Usted podría beneficiarse al presentar una declaración de impuestos aunque no
esté obligado(a) a hacerlo.
Presente solamente una declaración. Presente solamente una declaración federal de
impuesto sobre el ingreso, sin que importe cuántos empleos haya tenido, cuántas Formas W–
2 haya recibido o en cuántos estados vivió durante el año.
Individuos en general
Si usted es ciudadano(a) o residente (legal o ilegal) de los Estados Unidos de América, el
determinar si deberá presentar una declaración de impuestos dependerá de tres factores:
Su ingreso bruto,
Su estado civil para efectos de la declaración y
Su edad.
¿Cuándo tengo que presentar una declaración de impuestos?
El 15 de abril del cada año es la fecha límite para presentar su declaración de impuestos.
Ingresos que se deben informar al IRS
Usted está obligado(a), por regla general, a incluir en su ingreso bruto:
todo lo que reciba en pago por servicios personales. Además de sus sueldos, salarios,
comisiones, propinas y honorarios, están incluidas otras clases de remuneraciones, tales
como prestaciones suplementarias y opciones para comprar acciones. Usted tiene que
declarar los ingresos que reciba en forma de bienes o servicios al precio normal en el
mercado de los mismos. Además, está obligado(a) a mantener un registro exacto de todos
sus ingresos que no estén sujetos a retención del impuesto en la fuente.
Si usted trabaja como obrero(a) o empleado(a), su empleador deberá entregarle una Forma
W-2 en la cual está escrita la cantidad que usted recibió por los servicios que prestó. Incluya
esta cantidad en la Forma 1040. Hágalo aunque no reciba una Forma W-2.
Si usted no trabaja como obrero(a) o empleado(a) para otra persona o empresa, por lo
general, usted no recibirá una Forma W-2. La compensación pagada a las personas que no
son empleados, por lo general, se informa en la Forma 1099-MISC, Miscellaneous
Income (Ingreso Misceláneo), en inglés.
¿Cómo se informan las propinas?
Todas las propinas que usted reciba son ingresos y están sujetas al impuesto federal sobre el
ingreso. Usted debe incluir en el ingreso bruto todas las propinas que usted recibe
directamente, propinas recibidas por medio de cargos a tarjetas de crédito que le son
entregadas por su empleador o patrono y su participacion de todas las propinas recibidas bajo
un arreglo para compartir propinas equitativas.
El valor de las propinas que no son pagadas en efectivo, tales como boletos, pases u otros
artículos de valor, son ingresos y están sujetos a impuesto.
El declarar su ingreso de propinas correctamente no es difícil. Debe completar tres pasos:
1. Mantener un registro diario de las propinas.
2. Informarle sus propinas a su patrono o empleador.
3. Declarar todas las propinas en su declaración de impuestos sobre el ingreso.
Personas que Trabajan por Cuenta Propia (Empleados Autónomos)
Usted trabaja por cuenta propia si:
Se dedica a una profesión o negocio del cual es el único propietario,
Es contratista independiente,
Es socio en una sociedad colectiva (de individuos) o
Se dedica por su cuenta al comercio de cualquier otra manera.
El trabajo por cuenta propia puede incluir trabajo adicional al que usted se dedica, además de
las actividades comerciales en las que labora a tiempo completo. Incluye también cierto
trabajo a tiempo parcial que usted realiza en su hogar o que hace además de su empleo
regular. Usted deberá presentar una declaración de impuestos federales si reúne los
requisitos para la presentación de la declaración del año correspondiente. Usted deberá
presentar también la Forma 1040 y el Anexo SE, Self-Employment Tax (Contribución sobre el
trabajo por cuenta propia), en inglés, de dicha forma, si:
Sus ganancias netas del trabajo por cuenta propia (excluyendo el ingreso recibido por
trabajar como empleado de una iglesia) ascendieron a $400 ó más, o
Usted recibió $108.28 ó más por haber trabajado como empleado de una iglesia.
La contribución sobre el ingreso del trabajo por cuenta propia es comparable a las
contribuciones al seguro social y Medicare retenidas de los salarios y sueldos de los
empleados.
Contribuyentes Extranjeros
Su estado como extranjero —residente, extranjero no residente o extranjero con doble
residencia— determinará si usted tiene que y, además, cómo debe presentar una declaración
de impuestos.
Las reglas que se usan para determinar su estado como extranjero se discuten en la
Publicación 519, U.S. Tax Guide for Aliens (Guía tributaria para extranjeros), en inglés.
Extranjeros residentes. Si usted es extranjero residente durante todo el año, está obligado a
presentar una declaración siguiendo las mismas reglas que aplican a los ciudadanos.
Extranjeros que no son residentes. Si usted es extranjero y no es residente, las reglas que
aplican y las formas que deberá usar son diferentes de las que aplican a los ciudadanos y
residentes de los Estados Unidos.
Contribuyentes con doble residencia. Si usted era extranjero residente durante una parte
del año tributario y extranjero no residente durante el resto del año, usted es extranjero con
doble residencia. Diferentes reglas aplican para cada parte del año.
Seleccionando su Preparador
Si usted le paga a alguien para preparar su declaración de impuestos, elija cuidadosamente a
esa persona. Todo contribuyente es legalmente responsable de su propia declaración, aún
cuando otra persona se la prepare. Así que, es importante que usted escoja cuidadosamente
a la persona u oficina que le preparará su declaración de impuestos personal.
La mayoría de los preparadores son profesionales, honestos y proveen excelente servicio a
sus clientes. Aquí le presentamos algunos puntos que usted deberá tener en mente cuando
alguien le prepare su declaración:
A un preparador pagado, la ley le requiere firmar la declaración y proveer la información
requerida en el espacio del preparador, espacio que aparece en el formulario. Aunque
el preparador pagado firme la declaración, usted es el responsable de toda anotación
en su declaración. Además, el preparador le deberá entregar a usted copia de la
declaración.
Revise su declaración y asegúrese que toda la información tributaria, su nombre, domicilio y
números de seguro social o ITIN están anotados correctamente.
Revise y asegúrese que usted entiende las cantidades anotadas y que se siente seguro de
la veracidad de su declaración antes de firmarla.
Nunca firme una declaración en blanco, ni con lápiz.
Si usted ha otorgado autorización especifica mediante un poder legal entregado al IRS,
usted podrá solicitar al IRS que envíe copia de su correspondencia a su preparador o
representante, también puede solicitar que su cheque de reembolso le sea enviado a
su preparador o representante; aunque solamente usted puede firmar y cobrar el
cheque de reembolso.
En la Forma 1040, un nuevo encasillado le permite a usted otorgar a su preparador la
autorización para comunicarse con el IRS sobre asuntos relacionados a la manera en
que su declaración fue preparada, asuntos de pago o reembolso, y errores
matemáticos.
Es sumamente importante que todo contribuyente elija preparadores profesionales calificados
si el contribuyente necesita ayuda en la preparación de su declaración de impuestos.
Preparadores de impuestos no-calificados podrían pasar por alto deducciones o créditos
legítimos los cuales podrían causar al contribuyente pagar más impuestos que lo que le
corresponde pagar.
Preparadores no-calificados podrían cometer graves errores, ocasionando que sus clientes
contraigan mayores deudas tributarias, multas e intereses. Aquí proveemos algunas
sugerencias que puede tomar en cuenta al elegir un preparador profesional de impuestos:
La ley requiere que un preparador de impuestos pagado firme la declaración.
Evite a los preparadores que anuncian poder obtener un reembolso mayor que los demás
preparadores.
Si su declaración es preparada correctamente, todo preparador deberá coincidir en números
similares.
Tenga cuidado con los preparadores que le garanticen resultados en base a alguna cuota o
en base a un porcentaje del reembolso esperado.
Elija a un preparador que esté disponible en caso que más tarde el IRS le haga preguntas
con respecto a su declaración y que le preste la atención debida.
Pregunte quién preparará la declaración antes de contratar el servicio.
Evite los negocios donde su declaración le será delegada a alguna persona con menos
experiencia o conocimiento.
Usted deberá saber exactamente quién trabajará en sus asuntos tributarios y como
comunicarse con esa persona, porque al fin y al cabo, es usted quien está pagando por ése
servicio.
Investigue si su preparador tiene un historial dudoso con la Agencia de Mejores Negocios
(Better Business Bureau), la asociación estatal de contadores, asociación estatal de
abogados o la oficina estatal del procurador general.
Asegúrese que el preparador tiene las credenciales adecuadas conforme a su situación
tributaria..
¿Es su preparador, un Preparador Inscrito, Contador Público Certificado, o Abogado en
Impuestos? Solamente los abogados, contadores públicos certificados, y
preparadores inscritos pueden representar al contribuyente ante el IRS en
cualquier asunto, incluyendo auditorías, cobros y apelaciones.
Otros preparadores de las declaraciones de impuestos pueden representar al contribuyente
en auditorías pero solamente en relación a las declaraciones que ellos mismos
prepararon y firmaron.
Investigue si el preparador esta afiliado con alguna organización profesional, la cual provee
o requiere a sus miembros educación continua y que cumplan con un código de ética.
Infórmese en IRS.gov sobre planes de refugio tributario y artimañas abusivas.
Recuerde, si le parece demasiado bueno como para ser cierto, probablemente lo es.
Además, el IRS puede ayudar a muchos contribuyentes sin tener que recurrir a un
preparador pagado.
Antes de buscar la ayuda de un preparador pagado, el contribuyente puede
informarse sobre la asistencia que puede obtener directamente del IRS.
Desafortunadamente, existen preparadores inescrupulosos que causan grandes daños
financieros y legales a sus clientes.
Ejemplos de actos cometidos por estos preparadores inescrupulosos incluye
la preparación de declaraciones falsas tanto en papel como por medio electrónico,
dichas declaraciones contienen gastos personales o de negocios no verificados,
deducciones falsas, reclamos por créditos a los que el contribuyente no es elegible y
exenciones excesivas.
La evasión de impuestos es riesgosa y es un crimen, el cual puede ser castigado por un
máximo de cinco años en prisión y una multa de $250,000.
Recuerde, no importa quién prepare la declaración de impuestos, el contribuyente es
legalmente responsable por toda la información que aparece en su declaración de impuestos.
Para reportar actividades sospechosas de fraude contributivo, complete la Forma 3949 A (en
inglés) o una carta que contenga información similar, y envíela por correo al Internal Revenue
lService, Fresno, CA 93888
En el Centro de Texas el Centro Comunitario Presentar Su Declaración Gratuitamente
La persona que declaro que nadie da algo a cambio de nada, quizás tenga razón. Pero para
millones de contribuyentes elegibles, con un Ingreso Bruto Ajustado (Adjusted Gross Income,
AGI) de $50,000 o menos existe El Centro Comunitario de Impuestos. El Programa es un
programa para la preparación de declaración de impuesto y transmisión electrónica de la
misma. Dicho de otra manera, usted puede presentar su declaración gratuitamente.
Antes de empezar con El Centro Comunitario
Algunos puntos a considerar. Por ejemplo:
Es un servicio gratuito el cual se ofrece a los contribuyentes con un Ingreso Bruto Ajustado
de $50,000 o menos por pareja o $25,000 por soltero.
Revise cuidadosamente la descripción horas de trabajo de los Centros antes de llevar su
declaración.
La oferta de cada puede estar limitada a ciertos horas y dias.
Cada oficina del Centros Comunitarios provee una descripción de los requisitos de
elegibilidad en la preparación y presentación de su declaración gratuitamente.
¿Necesita más tiempo para presentar su declaración de impuesto? Tambien ofrecen
presentación electrónica gratuita de la Forma 4868, Extensión Automática de Tiempo
para Presentar Declaración de Impuesto.
Si ingresa directamente al sitio Web del Centro Comunitaria, podría recibir mayor información
sobre las horas y dias que ofrece los servicios gratuitos.
Usted no está obligado a comprar servicios adicionales
Preguntas Sobre el ITIN
¿Qué es un ITIN?
Un Número de Identificación Individual del Contribuyente (ITIN), es un número tributario
procesador otorgado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Es un número de nueve
dígitos que siempre empieza con el número 9 e incluye un 7 u 8 como el cuarto dígito,
ejemplo: 9XX-7X-XXXX.
El IRS otorga los ITIN a individuos quienes requieren un número de identificación para fines
tributarios en los Estados Unidos pero no tienen ni son elegibles para obtener un Número de
Seguro Social (SSN) de la Administración del Seguro Social (SSA).
Los ITIN se emiten sin importar el estado migratorio porque tanto residentes como extranjeros
pudieran tener obligaciones tributarias de presentar declaraciones y pagos de impuestos bajo
el Código Tributario del IRS.
Para recibir un ITIN, individuos tienen que tener el requisito y presentar una declaración
federal de impuestos, a menos que reúnan alguna excepción.
¿Para qué se usa el ITIN?
Los ITIN son para reportes tributarios solamente, y no pretenden servir ningún otro propósito.
Un ITIN no concede derechos de trabajar en los Estados Unidos ni concede al poseedor
beneficios del Seguro Social ni el Crédito Por Ingreso del Trabajo (EITC). Los ITIN no son
identificación válida fuera del sistema tributario.
El IRS otorga los ITIN con el fin de ayudar a individuos cumplir con las leyes tributarias de los
Estados Unidos, y para proveer una manera eficaz de procesar y contabilizar declaraciones y
pagos de los que no son elegibles para Números de Seguro Social.
¿Quién necesita un ITIN?
El IRS otorga los ITIN a extranjeros y otros que tienen un requisito de reporte tributario o de
presentar una declaración y no califican para un SSN. Un extranjero que no es residente y no
califica para un SSN, quien tiene un requisito de presentar una declaración federal de
impuestos solo para reclamar un reembolso bajo las provisiones de algún acuerdo con
EE.UU, necesita un ITIN.
Ejemplos de individuos que necesitan un ITIN incluyen:
Extranjeros no-residentes que necesitan presentar una declaración federal de impuestos y
no son elegibles por un SSN
Extranjeros residentes (según el número de días presentes en EE.UU) presentando una
declaración federal y no son elegibles por un SSN
Dependiente o cónyuge de un ciudadano /a o extranjero /a residente
Dependiente o cónyuge de extranjero /a no-residente con visa
¿Cómo sé si necesito un ITIN?
El Servicio de Impuestos Internos emite ITIN’s solamente con el propósito de permitirles
aquellas personas que no califican para los números del Seguro Social, que puedan presentar
la declaración de impuesto.
Si usted no tiene un SSN y no es elegible para obtener un SSN, pero tiene un requisito de
proveer un número federal de identificación o presentar una declaración federal de impuestos,
tendrá que aplicar por un ITIN. Un extranjero no puede legalmente tener un ITIN y también un
SSN.
¿Son válidos los ITIN para identificación?
No. Los ITIN no son válidos para identificación fuera del sistema tributario. Siendo que los
ITIN son estrictamente para el proceso tributario, el IRS no aplica el mismo criterio de otras
agencias que proveen certificaciones legítimas de identidad.
¿Son válidos los ITIN para trabajar?
No. Los números ITIN sirven solamente para propósitos del impuesto federal.
¿Se pueden utilizar los ITIN como prueba de identificación para obtener una licencia de
conducir? En Texas no.
Algunos pocos departamentos estatales de vehículos de motor están aceptando los Números
de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN’s) emitidos por el IRS, como prueba de
identificación para las licencias de conducir estatales, sugiriéndonos emitir este recordatorio –
los ITIN’s no son válidos para la identificación fuera del sistema contributivo.
Los números del Seguro Social son diferentes, los ITIN’s no:
Ø Autoriza a una persona a trabajar en los Estados Unidos;
Ø Respalda el estado legal de una persona en este país; o
Ø Le da el derecho a esa persona a los beneficios del Seguro Social o al Crédito Tributario
por Ingreso del Trabajo (EITC).
Los solicitantes para la licencia de conducir, favor de no enviarlos para un ITIN; el gobierno no
emitimos los números por razones que no sean de impuesto.
Requisitos Revisados Para Solicitar Un ITIN
¿Cuáles son los requisitos revisados para solicitar un ITIN?Inmediatamente entra en
vigor que cada solicitante por un ITIN tendrá que:
Aplicar usando la forma W-7 o Solicitud de Numero e identifiction de Impuestos Internos y
Adjuntar una declaración del impuesto federal a la Forma W-7 o W-7(SP)
¿Cuáles son los documentos aceptables como prueba de identidad y estado de
extranjero?
El IRS ha modificado el número de documentos que la agencia aceptará como prueba de
identidad para obtener un ITIN. Actualmente hay 13 documentos aceptables.
Un pasaporte original, (que no estè vencido) es el único documento aprobado tanto para su
identidad como su estado de extranjero. Si usted no tiene un pasaporte, tendrá que proveer
una combinación de documentos vigentes que contienen fecha de vencimiento, muestran su
nombre y fotografía, y comprueban su estado de extranjero.
El IRS aceptará una combinación (dos o más) de los siguientes documentos en lugar de un
pasaporte:
Identificación nacional /Matrícula Consular (vigente, y con nombre, firma, fotografía,
domicilio, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento)
Licencia para conducir de EE.UU
Acta de nacimiento civil
Licencia para conducir del extranjero
Tarjeta de identificación estatal de EE.UU
Tarjeta de registro de votacìon de su país
Tarjeta de identificación militar de EE.UU
Tarjeta de identificación militar de su país
Visa
Una identificación con foto emitida por los Servicios de Ciudadania e Inmigraciòn de
los Estados Unidos (“U.S. Citizenship and Immigration Services”)
Registros médicos (para dependientes de 14 años o menos.
Registros de instituciones acadèmicas (dependientes y /o estudiantes; de 25 años o menos)
¿Cuándo debo aplicar por un ITIN? Usted debe completar la Forma W-7 o W-7SP en
cuanto esté listo para presentar su declaración de impuesto federal, siendo que necesita
incluir la declaración con su solicitud.
Usted puede solicitar un ITIN en cualquier temporada del año; sin embargo, si la declaración
que usted incluye con la W-7 o W-7(SP) es presentada después de la fecha límite para la
declaración, pudiera deber interés y /o multas. Para evitar esto, debe presentar su declaración
del año en curso para la fecha límite del 15 de abril.
¿Cómo y cuándo puedo esperar recibir mi ITIN? Si usted califica para un ITIN y su
solicitud esta completa, usted recibirá una carta del IRS asignándole su número de
identificación, generalmente dentro de cuatro a seis semanas.
Si usted no recibe su ITIN u otra correspondencia seis semanas después de haber aplicado,
favor de llamar al IRS para informarse sobre el estado de su solicitud.
¿Dónde puedo obtener ayuda con mi solicitud para un ITIN? Puede llamar Centro
Comunitario (en Austin marca 211) para ayuda consu declaración federal de impuesto
¿Que es un Agente Tramitador Autorizado? Un Tramitador Autorizado es un individuo,
negocio u organización (como el Centro Comunitario de Impuestos.) autorizado por el IRS
para asistir a individuos en obtener los ITIN. Los Agentes Tramitadores revisan documentos
del solicitante y completan una certificación y envian la certificación con la solicitud al IRS para
ser procesados.
Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC) – ¿Debo Solicitarlo?
El Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC), es un crédito para ciertas personas que trabajan.
Usted (o su cónyuge, si presenta declaración conjunta) y cualquier hijo calificado anotado en
el Anexo EIC, deberá tener un número de Seguro Social válido.
Infórmese si usted es elegible para recibir el Crédito por Ingreso del Trabajo (Earned Income
Tax Credit, EITC) contestando unas preguntas sencillas y proveyendo información básica
sobre sus ingresos.
El programa le ayudará a determinar su estado civil correcto, para fines de la declaración,
determinar si sus hijos llenan los requisitos para ser considerados hijos calificados, y calcular
la cantidad del crédito que pudiera recibir.
Sin embargo, si ha usted se le denegó el crédito EITC después de 1996 debido a un reclamo
negligente o por violación intencional de los reglamentos, usted no puede reclamar el crédito
EITC durante los próximos dos años después de habérsele denegado el crédito. Si su error
se debió a fraude, usted no podrá reclamar el crédito EITC durantes los próximos diez
años posterior a la determinación del fraude.
Herramientas en Español
Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC) – ¿Debo Solicitarlo?
¿Calificará para el Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC) este año? No adivine. Infórmese. El
EITC es para trabajadores que ganan poco. Si califica, usted pudiera reducir el impuesto que
debe pagar, o recibir un reembolso. Infórmese sobre como calificar. Usted puede obtener
ayuda para calcular el crédito. Utilice el Asistente EITC, este le ayudará a reclamar lo que
honestamente le corresponde.
Opciones Electrónicas
La forma electrónica para presentar sus impuestos
Página Principal Free File
Infórmese sobre el Programa de Electrónica Presentación Gratuita de Declaracion Federal de
Impuestos.
Revise el Estado de Su Rembolso
Qué hacer si presentó su declaración de impuestos, espera recibir un reembolso pero aún no
lo ha recibido.
Calculadora Para La Retención de Impuestos
Esta calculadora, que es muy fácil de usar, le puede ayudar a calcular la retención del
impuesto Federal sobre ingreso correspondiente. Así, su empleador le podrá retener la
cantidad correcta de impuesto de su salario.
Click to download.
Más de 31 años de duro trabajo
Quien diría que aquel joven graduado de leyes en la Universidad de Texas, hace 31 años, hoy por hoy sería considerado como uno de los mejores abogados de migración del Centro de Texas. Y es que sus méritos han sido logrados gracias a su conocimiento en las leyes migratorias, tenacidad en las salas de justicia y determinación de ganar a toda costa un caso.
“Nunca pensé que sería abogado de migración”, explica el abogado Thomas Esparza Jr., “En un principio, y con la mentalidad de querer salvar el mundo y ayudar a los pobres, ofrecí mis servicios en un ‘Legal Aid’ en la comunidad de Waco. Ahí se me desempeñé en el área de divorcios”.
Pero la vida y Dios tenían otros planes para él, ya que tiempo después –en 1978– regresó a Austin: “Una persona encargada de préstamos en la Universidad me dijo que no habían abogados de migración hispanos en el Sur del río Colorado en Austin. Luego de eso busqué una oficina comenzando ahí mi desempeño como abogado de migración”.
Mucho tiempo ha pasado y la experiencia del abogado Esparza se ha hecho notoria en la comunidad migrante, misma que siempre busca de sus servicios para solventar cualquier problema migratorio. Pero estos conocimientos no vinieron de la nada, sino que el continuo esfuerzo y dedicación lo han convertido en un importante y respetado abogado de Texas, grandeza que va acompañada de su humildad como persona y respeto por la comunidad, en especial de la hispana.
Por sus notables méritos, alcanzados a través de su trayectoria, el abogado Esparza ha sido merecedor de un sinnúmero de felicitaciones y admiraciones, mismos que lo han convertido en un ejemplo digno a imitar en nuestra sociedad.
(11/12/2008)
Fees | Fee Waiver
I. Introduction
The Freedom of Information Act (FOIA), which can be found in Title 5 of the United States Code, section 552, was enacted in 1966 and provides that any person has the right to request access to federal agency records or information. All agencies of the United States government are required to disclose records upon receiving a written request for them, except for those records that are protected from disclosure by the nine exemptions and three exclusions of the FOIA. This right of access is enforceable in court. The federal FOIA does not, however, provide access to records held by state or local government agencies, or by private businesses or individuals. All states have their own statutes governing public access to state and local records; state agencies should be consulted for further information about them.
This Reference Guide is designed to familiarize you with the specific procedures for making a FOIA request to Customs and Border Protection (CBP). The process is neither complicated nor time consuming. Following the guidance below will make it more likely that you will receive the information you are seeking in the shortest amount of time. This guide also may include descriptions of the types of records maintained by different parts of the CBP, some of which are available through means other than the FOIA.
Initially, it is important to understand that there is no central office in the government which processes FOIA requests for all federal agencies. Each agency responds to requests for its own records. Therefore, before sending a request to Customs and Border Protection you should determine whether this agency is likely to have the records you are seeking. Each agency should have its own FOIA reference guide, so if the records you are interested in are kept by another agency you may wish to request a copy of that agency’s guide from its FOIA office or view it on that agency’s FOIA site on the World Wide Web. Here is a list of the FOIA offices of other agencies.
Other general sources of information about how to make a FOIA request include:
“Your Right to Federal Records,” available for 50¢ from the Federal Consumer Information Center, Department 320JJ, Pueblo CO 81009 or by calling 1 (888) 8 PUEBLO, that’s 1-888-878-3256. The publication can also be ordered on the FCIC website.
( The Federal Citizen Information Center )
“A Citizen’s Guide on Using the Freedom of Information Act and the Privacy Act of 1974 to Request Government Records.” This report is published by the Committee on Government Reform of the House of Representatives. It is available from the U.S. Government Printing Office, stock number 052-071-01287-7. It also can be accessed on the World Wide Web. ( The Library of Congress )
In addition, the “Consumer Action Handbook” describes which federal agencies are responsible for specific consumer problems and where to write for assistance. Free single copies of the current Consumer Action Handbook are available by writing Handbook, Federal Consumer Information Center, Pueblo, CO 81009 or by calling 1 (888) 8 PUEBLO, that’s 1-888-878-3256. The handbook can also be ordered on the FCIC website. ( The Federal Citizen Information Center )
The formal rules for the making of FOIA requests to Customs and Border Protection are set forth in Part 103 of Volume 19 of the Code of Federal Regulations. This multiple-volume set is available in all law libraries and federal depository libraries. These regulations also can be accessed on the World Wide Web. ( Title 19- Customs Duties ) However, in most cases this Reference Guide should provide you with the basic information that you will need.
II. Access to Certain Records Without a FOIA Request
All agencies are required by statute to make certain types of records, created by the agency on or after November 1, 1996, available electronically. If you have access to the World Wide Web, you will not need to make a FOIA request to obtain access to these records. Such records include: (1) final opinions and orders made in adjudicating cases; (2) final statements of policy and interpretations which have not been published in the Federal Register; (3) administrative staff manuals and instructions to staff that affect a member of the public; (4) copies of records that have been the subject of a FOIA request and that are of sufficient public interest or curiosity that the agency believes other persons are likely to request them; and (5) the agency’s annual FOIA report – which includes such information as the number of requests received by the agency, the amount of time taken to process requests, the total amount of fees collected by the agency, information regarding the backlog of pending requests, and other information about the agency’s handling of FOIA requests. (Such records that were created prior to November 1, 1996, may be inspected in an agency reading room. Here is a listing of Customs and Border Protection reading room locations.)
Customs and Border Protection has a site on the World Wide Web which can be accessed at www.cbp.gov, and which contains FOIA-related information. This site also includes a link to Customs and Border Protection Government Information Locator Service (GILS) site. Another good general source of information can be found under “Publications.”
Customs and Border Protection maintains a FOIA home page. ( FOIA ) This site includes or links to Customs and Border Protection annual FOIA report, various reference materials, information on how to make a FOIA request, and copies of the relevant statutes. Additionally, this site provides links to the reading room which contains the geographic addresses of the conventional reading rooms, as well as links to records required by the FOIA to be made electronically available.
Customs and Border Protection also makes certain information, such as publications, available in paper copy without requiring a formal FOIA request. These types of materials are described here.
A listing of CBP’s major information systems can be found here.
III. Where to Make a FOIA Request
Effective October 1, 2007, CBP will open a new Freedom of Information Act (FOIA) office under the Office of International Trade. This new office supports the President’s Executive Order (13392) to improve agency disclosure of information, and the Government-wide initiative to improve FOIA processing and reduce backlog.
The new office will centralize CBP FOIA functions and provide overall management and support to the program. Mr. Mark Hanson will serve as the Acting FOIA Director, and a staff of experienced employees will process FOIA requests. The new FOIA office will also prepare statistical reports for CBP management, the Department of Homeland Security and Department of Justice.
FOIA requests for records that are maintained in national computer systems, and are accessible to the FOIA staff, will be processed from start to finish by the new FOIA office – to include receiving and logging the request, querying and identifying responsive records and exemptions, redacting, and submitting the final response to the requestor. FOIA requests for records that are not maintained in national computer systems, will be received and logged-in by the FOIA office and processing will be coordinated directly with the appropriate office.
Please forward all new FOIA requests to the following address:
U.S. Customs and Border Protection
FOIA Division
799 9th Street NW, Mint Annex
Washington, DC 20001-4501
The phone number for the new FOIA office is (202) 325-0150
.
IV. How to Make a FOIA Request
A FOIA request can be made for any agency record. This does not mean, however, that Customs and Border Protection will disclose any record sought. As noted above, there are statutory exemptions that authorize the withholding of information of a sensitive nature. When CBP does withhold information from you, it ordinarily must specify which exemption of the FOIA permits the withholding. As a matter of policy, CBP will consider making a discretionary disclosure of exempt information whenever possible. You should be aware that the FOIA does not require agencies to do research for you, to analyze data, to answer written questions, or to create records in order to respond to a request.
Although, as discussed immediately below, certain information may be required from a FOIA requester, no special form is required by CBP. Requests must be in writing, either handwritten or typed. While requests may be submitted by fax, most offices of CBP have not yet developed the capability to accept FOIA requests submitted through the World Wide Web.
In order to protect your privacy, whenever you request information about yourself you will be asked to provide either a notarized statement or a statement signed under penalty of perjury stating that you are the person that you claim to be. If you request information about yourself and do not follow one of these procedures, your request cannot be processed. This requirement helps to ensure that private information about you will not be disclosed to anyone else.
Likewise, files relating to another person regarding a matter that would invade that person’s privacy ordinarily will not be disclosed. For example, if you seek information that would show that someone else (including even your spouse or another member of your immediate family) has ever been the subject of a criminal investigation – or even was mentioned in a criminal file – you will be requested to provide either: (1) a statement by that other person authorizing the release of the information to you which has been signed by that person and either was witnessed by a notary or includes a declaration made under penalty of perjury (using the language quoted in the preceding paragraph), or (2) evidence that the subject of your request is deceased, such as a death certificate, a newspaper obituary, or some comparable proof of death. Without proof of death or the subject’s consent, in almost all cases offices of CBP will respond to a request made for information concerning another person’s role in a law enforcement matter by advising that it will “neither confirm nor deny” the existence of responsive records. Such law enforcement information about a living person is released without that person’s consent only when no privacy interest would be invaded by disclosing the information, when the information is already public or required to be made public, or when there is such a strong public interest in the disclosure that it overrides the individual’s privacy interest.
In making your request you should be as specific as possible with regard to names, dates, places, events, subjects, etc. In addition, if you want records about a court case, you should provide the title of the case, the court in which the case was filed, and the nature of the case. If known, you should include any file designations or descriptions for the records that you want. You do not have to give a requested record’s name or title, but the more specific you are about the record or types of records that you want, the more likely it will be that CBP will be able to locate those records. For example, if you have been interviewed in connection with a law enforcement investigation and you wish to request a copy of the interview report, your listing of the date and location of the interview, and the name of the interviewing agent and subject of the investigation, if known, will be helpful to the office in determining where to search and in determining which records respond to your request. Additionally, you should be aware that CBP ordinarily will use the date upon which they begin a record search as the “cut-off” date for including records.
When a Customs and Border Protection office receives your FOIA request, it ordinarily will send you a letter acknowledging the request and assigning it an initial request number. If you do not provide the necessary information, the office will not process your request, but will advise you of what additional information is required.
Under certain circumstances you may be entitled to receive more information under the Privacy Act of 1974 (a separate federal statute) than under the FOIA. Under the FOIA anyone can request any agency record. Privacy Act requests are more limited and can be made only (1) by U.S. citizens or aliens lawfully admitted for permanent U.S. residence, (2) who are seeking information about themselves, (3) which is in a system of records maintained under their names or other personal identifiers. Even if a request does not mention the Privacy Act, however, CBP automatically treats requests as being made under both the FOIA and the Privacy Act whenever it is appropriate to do so. In this way, requesters receive the maximum amount of information available to them by law.
V. Response Times
Under the statute, all federal agencies are required to respond to a FOIA request within twenty business days, excluding Saturdays, Sundays, and legal holidays. This period does not begin until the request is actually received by the FOIA office that maintains the records sought. An agency is not required to send out the releasable documents by the last business day; it can send you a letter informing you of its decision and then send out the documents within a reasonable time afterward.
Some offices of Customs and Border Protection receive thousands of requests each year. Many of these requests require a line-by-line review of hundreds and even thousands of pages of documents. Although the CBP is making every effort to respond to FOIA requests as promptly as possible, in some cases it simply cannot do so within the specified time period. This may be due either to the size of the request or to the fact that the office has a backlog of previously received requests that are awaiting processing. Some offices use “multitrack processing” queues to deal with their heavy FOIA workloads.
Under the FOIA, CBP may extend the response time for an additional ten business days when: (1) the office needs to collect responsive records from field offices; (2) the request involves a “voluminous” amount of records which must be located, compiled, and reviewed; or (3) the office must consult with another agency which has a substantial interest in the responsive material or among two or more other offices of CBP. When such a time extension is needed, the office may notify you of this in writing and offer you the opportunity to modify or limit your request. Alternatively, you may agree to a different timetable for the processing of your request.
When a determination on your request is not made within the deadline described above and you have not agreed to a different response deadline, you may file suit in federal court to obtain a response. If, however, the court concludes that you have unreasonably refused to limit your request or to accept an alternate timetable for response, the court may find that the office’s failure to comply within the statutory time period is justified. The court also may approve a delay if it concludes that the office is experiencing an unexpected, substantial increase in the number of requests received. In addition, the court may excuse the lack of a timely response if the office demonstrates that it has a backlog of requests that were received before yours, that it processes its requests on a first-come/first-served basis, and that it is making reasonable progress in reducing its backlog. In such cases, the court may postpone its consideration of your lawsuit until the agency reaches your request in its processing backlog.
VI. Expedited Processing
Under certain conditions you may be entitled to have your request processed on an expedited basis. However, you should realize that whenever a FOIA request is expedited for a particular requester, it results in an additional delay for previous requesters who have been waiting for a response. Therefore, in an effort to treat all requesters equitably, CBP ordinarily will process a FOIA request ahead of others only in cases in which there will be a threat to someone’s life or physical safety, or where an individual will suffer the loss of substantial due process rights if the records are not processed on an expedited bases. In most cases, a request will not be expedited simply because the requester is facing a court deadline in some judicial proceeding. In both criminal prosecutions and civil litigation there is a process known as “discovery,” which gives the parties certain rights to obtain relevant information apart from the FOIA. These discovery rights are usually sufficient to protect the requester’s due process rights. In administrative proceedings that do not include such procedures for obtaining access to necessary information, expedited access may be granted when time is of the essence.
The FOIA also requires that requests be processed on an expedited basis if made by a person primarily engaged in disseminating information to the public and the information is urgently needed to inform the public concerning some actual or alleged government activity. Requests are not expedited under this provision merely because the requester is a representative of the news media. Similarly, CBP also expedites requests when the subject is of widespread and exceptional media interest and the information sought involves possible questions about the government’s integrity which affect public confidence.
A request for expedited processing must be accompanied by a statement setting forth the reasons why your request should be expedited. You should certify that the reasons you have given are true and correct. The office will be required to notify you of its decision about whether to grant expedited processing within no more than ten days after receiving your letter. If the office denies your request for expedited processing, you will be advised of your right to submit an administrative appeal of that denial, which will be handled expeditiously.
VII. Fees
There is no initial fee to file a FOIA request and, in the majority of requests made to CBP, no fees are ever charged. By law, however, an agency is entitled to charge certain fees, which depend on the category of requester you fall into.
For the purposes of fees only, the FOIA divides requesters into three categories. Commercial requesters may be charged fees for searching for records, processing the records, and photocopying them. On the other hand, educational or noncommercial scientific institutions and representatives of the news media are charged only for photocopying expenses, after the first 100 pages of copies. Requesters who do not fall into either of these two categories are not charged for processing; they are charged only for record searches and photocopying – and there is no charge for the first two hours of search time or for the first 100 pages of photocopies. CBP currently charges 10 cents per page for photocopying (but no charge for Privacy Act searches). In all cases, if the total fee does not exceed a minimum amount, currently $14.00, CBP will not charge any fee at all.
You may always include in your request letter a specific statement limiting the amount that you are willing to pay in fees. If you do not do so, CBP will assume that you are willing to pay fees of up to $25. If an office estimates that the total fees for processing your request will exceed $25, it will notify you in writing of the estimate and offer you an opportunity to narrow your request in order to reduce the fees. If you continue to want all of the records involved, you will be asked to express your commitment to pay the estimated fees and the processing of your request will be suspended until you agree to do so. You ordinarily will not be required to actually pay the fees until the records have been processed and are ready to be sent to you. If, however, you have failed to pay fees within 30 days of billing in the past, or if the estimated fees exceed $250, you may be required to pay the estimated fees in advance, that is, before the records are processed. If you agree to pay fees and then fail to do so within 30 days of billing, you may be charged interest on your overdue balance and CBP will not process any further requests from you until payment has been made in full. If you agree to pay fees for searching for records, be aware that you may be required to pay such fees even if the search does not locate any responsive records or, if records are located, they are withheld as entirely exempt.
VIII. Fee Waivers
If you expect or are advised that a fee will be charged, you may request a waiver of those fees. However, fee waivers are limited to situations in which a requester can show that the disclosure of the requested information is in the public interest because it is likely to contribute significantly to public understanding of the operations and activities of the government and is not primarily in the commercial interest of the requester. Requests for fee waivers from individuals who are seeking records pertaining to themselves usually are denied under this standard because such disclosures usually will not result in any increase of the public’s understanding of government operations and activities. In addition, a requester’s inability to pay fees is not a legal basis for granting a fee waiver.
IX. Initial Request Determinations
Once the office has processed your request and any fee issues have been resolved, the office will send you a written initial determination. In the vast majority of cases, Customs and Border Protection offices will include any documents that can be disclosed along with the determination letter, although in exceptional cases the documents themselves may be sent within a reasonable time afterward. The FOIA provides access to all federal agency records (or portions of those records), except for those records that are withheld under any of nine exemptions or three exclusions (reasons for which an agency may withhold records from a requester). The determination letter will advise you of whether any information is being withheld pursuant to one or more of the exemptions. When a page is being withheld in its entirety, the office usually either will specify the number of pages being withheld or will make a reasonable effort to estimate the volume of the withheld information.
The exemptions authorize federal agencies to withhold information covering: (1) classified national defense and foreign relations information; (2) internal agency rules and practices; (3) information that is prohibited from disclosure by another federal law; (4) trade secrets and other confidential business information; (5) inter-agency or intra-agency communications that are protected by legal privileges; (6) information involving matters of personal privacy; (7) certain types of information compiled for law enforcement purposes; (8) information relating to the supervision of financial institutions; and (9) geological information on wells. The three exclusions, which are rarely used, pertain to especially sensitive law enforcement and national security matters. Even if information may be withheld under the FOIA, the office still may disclose it as a matter of administrative discretion if that is not prohibited by any law and would not cause any foreseeable harm, although the office is not legally obligated to do so. CBP strives to achieve maximum responsible information disclosure through this discretionary disclosure policy.
X. Appeals
You may file an administrative appeal if you are not satisfied with the office’s initial response. You may disagree with the office’s withholding of information or you may believe that there are additional records responsive to your request that the office failed to locate. You also may file an administrative appeal if you have requested expedited processing or a fee waiver and the office has not granted your request. You may also appeal a determination that a record does not exist, that a record is not readily reproducible in the form requested, that the requested information is not a record subject to the FOIA, or any disputed fee matter. You should be advised of your right to file an appeal in the initial determination letter sent by the office or in the letter denying your request for expedited processing or a fee waiver. Ordinarily, your appeal must be received within sixty days of the date of the office’s determination letter. This time may be extended if the office failed to notify you of your right to appeal in its determination letter. All appeals must be made in writing and addressed to:
FOIA Appeals Officer
United States Customs and Border Protection
799 9th Street NW, Mint Annex
Washington, DC 20001-4501
Both the front of the envelope and the appeal letter should contain the notation “Freedom of Information Act Appeal.”
There is no specific form or particular language needed to file an administrative appeal. You should include the initial request number that the office assigned to your request and the date of the office’s action. If no request number has been assigned, it will help if you enclose a copy of the office’s determination letter. Please do not attach copies of released documents unless they pertain to some specific point you are raising in your appeal. You may explain the reasons why you disagree with the office’s action, but a simple statement that you are appealing the decision ordinarily is sufficient. If, however, you are appealing because you believe there are additional records that have not been located in response to your request, you should specify why you think such records exist and, if possible, where you believe they might be located.
Appeals from all offices of CBP are reviewed by an attorney in the Office of Regulations & Rulings. The attorney will ordinarily have available all of the documents processed in connection with your request and will make an independent determination as to whether the office has properly processed your request.
Under the FOIA, the Office of Regulations & Rulings is required to make a determination on your administrative appeal within twenty business days. The Office of Regulations & Rulings may take one of several actions on your appeal. It may affirm the office’s action in full, in which case it will identify which exemptions (if any) have been appropriately claimed. Or it may affirm part of the office’s action (identifying the applicable exemptions), but order the release of other information previously withheld. Finally, under some circumstances, it may return or “remand” the request to the office for complete reprocessing. When a case is remanded, you will have an opportunity again to appeal to the Office of Regulations & Rulings after the office has reprocessed the records if you remain dissatisfied with the office’s action in any respect.
XI. Judicial Review
If you still believe that CBP has not handled your FOIA request in accordance with the law after your appeal has been decided, you have the right to challenge the agency’s action in a lawsuit filed in federal court, through the litigation process known as “judicial review.” Before doing so, you ordinarily will be required first to have filed an administrative appeal and to have received a response. If CBP fails to respond to either your initial request or your appeal within the time limits discussed above, however, you may file suit as soon as the time limits have expired.
If you do bring a court action, you may file your suit in a federal district court in any of the following places: (1) where you reside, (2) where you have your principal place of business (if any), (3) in the District of Columbia, or (4) where the records are located, if they are not located in the District of Columbia. If you have waited until you have received an administrative appeal determination, that final administrative response letter will advise you of your right to seek judicial review and will specify where you can do so. You have six years to file suit from the time your right to sue begins. Lastly, please understand that attorneys and employees of CBP are prohibited from giving legal advice to members of the public on any matters, including Freedom of Information Act litigation.
Thomas Esparza, Jr.
A Professional Corporation. Attorney at Law
Board Certified Specialist – Immigration and Nationality Law since 1985.
31 years experience
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